We hebben er allemaal wel eens iets over gehoord: backup, het maken van reserve kopieën.
Backups zijn nodig. Dat staat als een paal boven water. Als ondernemer moet je terug kunnen grijpen naar bestanden die niet mee actief op een harde schijf staan of die tijdens gebruik onbruikbaar geworden zijn. Als ondernemer is het van groot belang dat er zuinig omgegaan wordt met de data van de onderneming. De reden is “continuïteit” van de onderneming. De continuïteit van de onderneming is gevaar als de data weg of kapot is.
Medewerkers en systemen die gevoed worden door medewerkers maken data, informatie. Maar de mens is op velle vlakken de zwakste schakel. Daar zijn al een aantal blogs over geschreven. Dat gaat misschien wel veranderen, maar veranderen is lastig.
Om een lange tekst kort te maken alleen de conclusie: door een gebruiker kan het gebeuren dat data niet meer beschikbaar is. Of wanneer een harddisk kapot gaat om een technische reden. Onomstotelijk staat vast dat het van groot belang is dat data terug gehaald kan worden. In een vorige blog is al een situatie aangegeven om de stekker er gewoon eens uit te trekken. Dat gebeurd ook als er geen backup is en (belangrijke of veel) data is niet meer te gebruiken. Denk ook eens aan Ransomware en het effect daarvan.
Vele ondernemers maken een backup van alleen hun data. Dat is al een kwart van de oplossing. Staat een kopie van de backup ook op een extra plek buiten de deur opgeslagen? Ja? Dat is al weer 50% van de oplossing. In de ICT werken we met de 3-2-1 backup. Een backup moet bestaan uit drie kopietjes op minimaal twee opslag media waarvan er minimaal één op een andere locatie moet liggen. Is dat ook het geval? Dat zit de backup oplossing best wel op 75%.
Die laatste 25% zien wij als volgt: maak altijd een volledige backup van alle computers, dus inclusief echt alles. Waarom? Als een computer opnieuw moet worden opgebouwd (Windows, alle applicaties installeren, licenties zoeken van programma xyz, alle settings van de applicaties), is iemand al snel 4-6 uur mee bezig (tenzij er gebruikt gemaakt kan worden van automatische deployment, weinig bedrijven maken daar gebruik van). En dan nog de data terug zetten. Al met al even voor het gemak, een hele werkdag! Iemand van IT moet dat doen en de getroffen werknemer dan niet optimaal zijn werk doen. Met zeer weinig extra kosten kan dat een groot verschil maken met weer snel productief zijn. Productiviteit brengt namelijk altijd meer op dan dat reparatie tijd kost.
Een grote misvatting: Werkt uw onderneming ook in de Cloud? Worden daar ook gegevens opgeslagen? Zoals emails, contacten, agenda (Office 365)? Of bestanden die gedeeld worden met derden (Onedrive, Dropbox, gdrive)? De betreffende provider (Microsoft, Dropbox, Google en vele anderen) maken GEEN backup! U bent verantwoordelijk voor uw data, u moet zelf daar een backup van maken. Office365 heeft grote aandacht van de criminelen, onder andere hierom. Als ze binnen weten te komen (zet dus altijd 2FA aan!) is het echt prijsschieten.
Natuurlijk willen wij graag met u in gesprek komen. Natuurlijk geven wij deze blogs aandacht om bij u onder de aandacht te komen. Maar iedere blog is om een tip te geven om uw onderneming beter en sterker te maken op het gebied van ICT. En de “backup” is daar heel belangrijk in. Contact ons of uw contact persoon die uw ICT doet, en vraag of en hoe het geregeld is.
Wij hopen dat u de juiste weg bent “opgeslagen” en wensen u een gezekerde dag.
